El próximo 1 de diciembre va a finalizar el plazo para que las empresas de entre 50 y 250 empleados dispongan de un canal de denuncias para infracciones internas, este sistema es obligatorio de acuerdo a la Ley de Protección de los Denunciantes.

Muchas organizaciones están manos a la obra con esta tarea y es importante que tengan en cuenta que es relativamente sencillo incumplir la normativa de protección de datos en su implantación.

Hoy te dejo 6 importantes tips que debes tener en cuenta:

INFORMA A TUS TRABAJADORES

Tus trabajadores deben recibir información sobre la creación del canal de denuncias y del tratamiento de datos que conlleva. Hay varias maneras de facilitar esta info:

-Incorporando una cláusula en el contrato de trabajo.
-Mediante una circular.
-A través de la web de la empresa.
-Organizando una reunión informativa.
-Por correo electrónico… etc.

NO PIERDAS DE VISTA TU OBJETIVO

La creación de un canal de denuncias tiene como finalidad la prevención de delitos dentro de las organizaciones, debe velar porque las renuncias recogidas hagan referencia a acciones con una efectiva implicación en la relación entre la empresa y el denunciado. Las premisas para su gestión deben ser los principios de proporcionalidad y limitación de la finalidad y por tanto la información obtenida a través de esta vía no debe usarle con una finalidad distinta de la prevista para este sistema.

PROTEGE LOS DATOS DE LA PERSONA QUE DENUNCIA

Si quieres crear un canal que realmente sirva a su propósito este debe generar confianza, tus trabajadores no lo usarán si no tienen garantías de privacidad. Por ejemplo, la ley permite que las denuncias sean anónimas, pero cuando no lo sean debes velar porque la información del denunciante quede a salvo. Para ello será obligatorio implementar ciertas medidas de seguridad que garanticen la confidencialidad de la información.

LIMITA QUIEN ACCEDE A LAS DENUNCIAS

Solo aquellas personas designadas para su gestión deben poder acceder a la información recogida a través del canal de denuncias. La comunicación de estos datos a terceros debe realizarse únicamente en caso necesario. Recuerda que si vas a encargar la gestión del canal a un servicio externo será obligatorio que firmen, previamente, un acuerdo de confidencialidad.

CÓMO CONSERVAR ESTOS DATOS

Debes saber que la información recogida a través del canal de denuncias debe conservarse el tiempo necesario para la investigación de los hechos, además, en caso de que adopten medidas contra el denunciado, esta información se debe almacenar durante el plazo necesario para que se gestione. Para el resto de casos estos datos deben ser eliminados transcurridos 3 meses desde la introducción en el sistema de denuncias.

NO OLVIDES QUE EL DENUNCIADO TIENE DERECHOS

La persona denunciada tiene derecho a conocer, en el menor tiempo posible, el hecho que se le imputa, sin que ello implique revelar su identidad, es importante para que pueda defender sus intereses, debería recibir la información tras la investigación preliminar de los hechos. En la gestión del canal de denuncias deben garantizarse los derechos recogidos en la normativa de protección de datos personales: acceso, rectificación, supresión y oposición de denunciado.