Si tu empresa tiene más de 50 empleados a partir del 1 de diciembre de 2023 tendrás la obligación de disponer de un canal de denuncias. A continuación te resolvemos un montón de dudas sobre este tema.

¿Qué es un canal de denuncias?

Es una herramienta que permite a tus empleados o personas ajenas a tu organización alertar de forma confidencial sobre sospechas de mala conducta.

 ¿Cual es el objetivo del canal de denuncias?

Poner en conocimiento actos o conductas que pudieran ser contrarios a la normativa general o sectorial aplicable a tu organización.

¿Para qué empresas es obligatorio el canal de denuncias?

Para aquellas que dispongan de más de 50 trabajadores o para cierto tipo de organizaciones:

-Organizaciones sin ánimo de lucro
-Fundaciones
-Partidos políticos
-Sindicatos
-Organizaciones empresariales que funcionen con fondos públicos.
-Entidades públicas de municipios de más de 10.000 habitantes.
-Universidades

 ¿A partir de cuándo de debe disponer del canal de denuncias?

A partir del 1 de diciembre, en el caso de las empresas de entre 50 y 249 trabajadores.

¿Se puede externalizar la gestión del canal de denuncias?

Si, siempre que se cumplen todos los requisitos que se solicitan en la normativa aplicable. Si se va a externalizar este servicio es necesario firmar con ellos un contrato de confidencialidad.

 ¿Puede una denuncia ser anónima?

El canal debe disponer de un proceso anónimo de denuncia y por tanto se deben aplicar las medias necesarias para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad del denunciante.

 ¿Quien puede utilizar el canal de denuncias?

Tanto el personal de la empresa como cualquier persona externa.

 ¿Cuánto tiempo se deben conservar los datos obtenidos a través del canal de denuncias?

Esta información se conservará únicamente durante el periodo que sea necesario y proporcionado a efectos de cumplir los requisitos impuestos por la normativa aplicable.

¿Se debe informar de la creación del canal de denuncias?

Si, todos los interesados deben disponer de información clara y fácilmente accesible sobre los procedimientos de denuncia.

¿Qué requisitos debe cumplir un canal de denuncias?

Deben ser diseñados, establecidos y gestionados de forma segura, que garantice que la confidencialidad de la identidad del denunciante y de cualquier tercero mencionado en la denuncia esté protegida e impida el acceso a ella al personal no autorizado.

Los canales de denuncia deben ser independientes y autónomos.

¿Es preciso facilitar un acuse de recibo al denunciante?

Si, se le debe facilitar en un plazo máximo de 7 días de la recepción de la denuncia.

¿Se debe contestar una solicitud de denuncia?

Si, de debe dar respuesta en un plazo razonable, no superior a 3 meses desde el acude de recibo.

¿Se puede hacer una denuncia verbal?

Si el canal de denuncias debe poder recibir denuncias por escrito o verbalmente (por vía telefónica, mensajerías de voz, etc).

¿Se puede recabar cualquier dato a través del canal de denuncias?

No, solo se recopilarán los datos personales cuya pertinencia resulte manifiesta para tratar una denuncia específica. Si recopila algún dato adicional por accidente se deberá eliminar sin dilación indebida.

¿Se debe llevar un registro de las denuncias?

Si, se anotarán todas las denuncias recibidas cumpliendo todos los requisitos de confidencialidad contemplados.

 ¿Qué implica la creación de un canal de denuncias en cuanto al RGPD?

Es recomendable realizar una evaluación de impacto pues se evalúan los riesgos a los que podría estar expuesta la organización, en cuanto a cumplimiento de la normativa de protección de datos y permite, en caso necesario, aplicar medidas preventivas adicionales para paliar o eliminar tales riesgos.

Si el servicio se externaliza se debe redactar y firmar un acuerdo de confidencialidad.

Es importantísimo que el personal encargado de la gestión del canal de denuncias reciba una formación adicional sobre los procedimientos a seguir y las pautas aplicables para garantizar la confidencialidad del denunciante.

Se debe diseñar un proceso de custodia de la información obtenida a través de canal de denuncias completamente seguro y confidencial.

Es muy aconsejable valorar el nombramiento de un Delegado de Protección de Datos (DPD), en caso de no disponer de esta figura, una de sus funciones sería la de supervisar el canal de denuncias y velar por su correcto funcionamiento.