Con el fin de examinar aspectos de la protección de datos que, o bien resultan fundamentales desde el punto de vista de la aplicación y el cumplimiento normativo queremos lanzar una serie de post con información muy valiosa para tu departamento de recursos humanos.

El art. 4.1 del RGPD considera dato personal «toda información relativa a una persona física identificada o identificable», cualquier información de carácter personal de tus trabajadores debe tratarse de acuerdo a la normativa vigente sobre protección de datos personales.

La normativa de protección de datos permite que tus trabajadores pueden solicitarte como responsable de la empresa ciertos derechos que les confiere el RGPD, es importante que conozcas qué derechos les asisten y cómo debes gestionarlos de manera adecuada.

ES IMPORTANTE QUE SEPAS…

• El ejercicio de derechos por parte de tus trabajadores debe ser siempre gratuito, a menos que las solicitudes sean manifiestamente infundadas o excesivas.

• Cuando un empleado te solicite el ejercicio de alguno de sus derechos dispones de un plazo de un mes para responder la solicitud.

• Si no se diera curso a la solicitud, deberás informar a más tardar en el plazo de un mes, de las razones de la no actuación y de la posibilidad de que empleado interponga una reclamación ante la autoridad de control.

• Como responsable de la empresa tienes obligación de informar a tus trabajadores sobre qué derechos les asisten y debes facilitar que su solicitud se produzca de un modo accesible y sencillo.

ACCEDER A SUS DATOS

Con independencia de la información proporcionada, tus trabajadores tiene derecho
a la confirmación de que se está produciendo un tratamiento de datos y, en caso de que así sea, derecho a conocer cómo se está produciendo ese tratamiento con un contenido similar al del derecho de información.

Los trabajadores que ejerciten el derecho de acceso pueden solicitar una copia de los datos personales que están siendo objeto de tratamiento. Los responsables podrán atender a este derecho facilitando el acceso remoto a un sistema seguro que ofrezca al afectado un acceso directo a sus datos personales.

RECTIFICAR DE SUS DATOS

Tus empleados pueden exigir, también, la rectificación de los datos inexactos que estén siendo objeto de tratamiento, así como que se completen aquellos que sean incompletos.

SUPRESIÓN DE SUS DATOS

Las personas trabajadoras pueden exigir la supresión de los datos personales objeto de
tratamiento en las situaciones siguientes:

• Cuando los datos personales ya no sean necesarios en relación con los fines para los que fueron recogidos o tratados de otro modo.

• Cuando la base jurídica para el tratamiento de datos sea el consentimiento y la persona trabajadora lo haya retirado.

• Cuando el tratamiento de datos sea ilícito.

• En el caso de que la persona trabajadora se oponga al tratamiento de datos que no sean necesarios para el cumplimiento y ejecución del contrato de trabajo.

• Cuando los datos personales debieran ser suprimidos en cumplimiento de una obligación legal.

Por exigencia legal, cuando se proceda a la rectificación o supresión de los datos personales, éstos deben bloquearse. En concreto, el bloqueo de los datos consiste en la «identificación y reserva de los mismos, adoptando medidas técnicas y organizativas, para impedir su tratamiento, incluyendo su visualización, excepto para la puesta a disposición de los datos a los jueces y tribunales, el Ministerio Fiscal o las Administraciones Públicas competentes.

DERECHO DE OPOSICIÓN

Cuando la base jurídica del tratamiento de los trabajadores sea la satisfacción de
intereses legítimos perseguidos por la propia empresa o por un tercero o una misión realizada en interés público, aquellas podrán ejercer el derecho de oposición ante la empresa que estará obligada a dejar de tratar los datos, salvo que acredite motivos legítimos que prevalezcan sobre los intereses, los derechos y las libertades de las personas trabajadoras o para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones.

Ejemplos:

El final de la relación laboral conlleva la desaparición de la base jurídica que justificaba el tratamiento de datos.

 

La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, tipifica como infracción leve “no conservar, durante cuatro años, la documentación o los registros o soportes informáticos en que se hayan transmitido los datos que acrediten el cumplimiento de las obligaciones en materia de afiliación, altas, bajas o variaciones que, en su caso, se produjeran en relación con dichas materias, así como los documentos de cotización y los recibos justificativos del pago de salarios y del pago delegado de prestaciones”. Durante ese plazo no procede la supresión de los datos.

Las obligaciones tributarias prescriben a los 4 años. Por tanto, los datos relativos a las retenciones practicadas a los trabajadores deberían bloquearse por un periodo de 4 años a partir de la fecha límite para presentar la declaración de cada ejercicio.

DERECHO A LA PORTABILIDAD

Cuando la base jurídica del tratamiento sea el consentimiento o la ejecución de un contrato, tus empleados tienen derecho a recibir los datos personales que le incumban, que te hayan facilitado, en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y a transmitirlos a otro responsable del tratamiento sin que lo puedas impedir siempre que el tratamiento se efectúe por medios automatizados.

Este derecho no exige necesariamente que comuniques los datos al trabajador en ese formato, sino que es posible que los datos se transmitan directamente al nuevo empleador cuando sea técnicamente posible.

LIMITACIÓN DEL TRATAMIENTO

La limitación del tratamiento consiste en “el marcado de los datos de carácter personal conservados con el fin de limitar su tratamiento en el futuro” (art. 4.3 del RGPD). Es un derecho de tus trabajadores y que te pueden solicitar, en las situaciones siguientes:

• Inexactitud de los datos personales puesta de manifiesto por el empleado, produciéndose la limitación del tratamiento durante un plazo que te permita la pertinente verificación.

• Ilicitud del tratamiento por tu parte, con petición del trabajador de limitación de uso y no de supresión de los datos.

• Cuando los datos personales ya no son necesarios para los fines del tratamiento, pero existe interés de la persona trabajadora en su conservación para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones.

• Oposición al tratamiento de datos por parte del empleado mientras se verifica si los motivos legítimos de la empresa prevalecen sobre los del afectado.

Los trabajadores derecho a ser informadas acerca de cualquier rectificación o supresión de datos personales o limitación del tratamiento, así como del levantamiento de la limitación.

DERECHO A NO SER OBJETO DE DECISIONES INDIVIDUALES AUTOMATIZADAS

Este derecho pretende garantizar que el trabajador no sea objeto de una decisión basada únicamente en el tratamiento automatizado de sus datos, incluida la elaboración de perfiles, que produzca efectos jurídicos en él o le afecte significativamente de forma similar.

Constituye una elaboración de perfiles cualquier forma de tratamiento de los datos personales que evalúe aspectos personales, como, en particular, analizar o predecir aspectos relacionados con el rendimiento en el trabajo.

Hay que tener en cuenta que este derecho no será aplicable cuando la decisión automatizada sea necesaria para la celebración o ejecución de un contrato o se base en el consentimiento explícito del empleado (aunque en estos casos debes garantizar el derecho del trabajador a obtener intervención humana, expresar su punto de vista e impugnar la decisión), o esté autorizado por ley.