SEGURIDAD, PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS

EL TELETRABAJO, la mejor medida de prevención

01/08/2020                                                                          Tiempo de lectura: 4 min

Vivimos una época de incertidumbre, muchas empresas y organizaciones ya han sufrido las graves consecuencias del confinamiento y quizás deban enfrentarse de nuevo a esta situación. Para poder continuar la actividad laboral va a ser necesario realizar algunos cambios, una serie de medidas de prevención. Estas medidas no solo van a permitir a muchas empresas poder seguir trabajando durante un hipotético nuevo confinamiento, sino que van a contribuir a la protección de los trabajadores de un posible contagio.

Esta pandemia cogió desprevenidas a muchas organizaciones, es vital aprender de lo vivido y adelantarse a posibles nuevas complicaciones. Hay que disponer de un plan de contingencia y  uno de los pilares fundamentales de ese plan debe ser el teletrabajo.

El teletrabajo, aunque pueda parecer sencillo, es una opción que requiere planificación, los empresarios deben asegurarse de que cada trabajador dispone de unas normas de trabajo bajo esta modalidad y deben ser dotados de herramientas que les permitan realizar el trabajo desde casa de forma segura.

Activar el teletrabajo de forma segura es por ahora el reto tecnológico más importante de la crisis del coronavirus, con más impacto económico. El teletrabajo puede exponer a la empresa a mayores riesgos si no se plantea adecuadamente, algo que en caso de las pymes puede resultar fatal, según las estadísticas el 60% de ellas cierran en los 6 meses siguientes a sufrir un hackeo.

 

 

¿QUÉ MEDIDAS DEBE TOMAR MI EMPRESA ANTES DE COMENZAR EL TELETRABAJO?

El teletrabajo puede tener un gran impacto en una organización si no se dispone de un plan de implantación que haya tenido en cuentas todos los aspectos, entre ellos, el cumplimiento de la normativa de protección de datos personales.

Los empresarios se enfrentan al reto de facilitar el teletrabajo a sus empleados de forma segura. Definir en un párrafo un plan de implantación concreto es complicado, pues cada organización tiene procesos y necesidades diferentes.

Sin embargo, si es posible enumerar algunas medidas básicas y comunes desde las que cada organización puede empezar a construir su plan de implantación:

  • Se deben conocer los recursos disponibles  ¿hay un inventario de equipos para que los empleados se lleven a casa o se debe solicitar a los trabajadores que utilicen sus propios dispositivos?.

 

  • En ambos casos los dispositivos utilizados deben cumplir ciertas medias de seguridad como disponer de antivirus, actualizaciones periódicamente, disponer de un procedimiento de copias de seguridad, verificar si el software que hay instalado es adecuado y seguro…

 

  • Hay que implementar medidas de seguridad para que el traslado de equipos se realice de forma segura, previniendo situaciones de pérdida o robo, como por ejemplo herramientas de control remoto que ayuden a la localización del dispositivo o incluso el borrado remoto. El cifrado de datos también resulta una opción muy recomendable.

 

  • Es necesario establecer unas normas de conexión segura, evitando conectarse desde wifis públicas o de terceros.

 

  • Es casi vital que se creen conexiones remotas a los equipos de la organización mediante el uso de una VPN, tan importante es este punto que le hemos dedicado una apartado entero en este blog a ofrecer información sobre una conexión VPN.

 

  • Es posible utilizar herramientas de almacenamiento en la nube, pueden ser muy útiles, pero antes de utilizarlas se debe certificar que sean seguras y compliance.

 

  • Es necesario firmar acuerdos con los trabajadores en los que se establezcan las condiciones y responsabilidades de los empleados durante el teletrabajo, estos acuerdos deben completarse con anexos para la entrega de equipos o condiciones pactadas para el uso de dispositivos propios.

 

 

LA IMPORTANCIA DE UTILIZAR UNA VPN

El mejor sistema para conexión remota a los equipos corporativos es el uso de una red privada virtual, también llamada VPN.

Esta tecnología de red proporciona un acceso seguro a las aplicaciones y sistemas corporativos a empleados de manera equivalente al tipo de acceso que tendrían en los locales de tu empresa.

Es muy importante saber que si la contraseña de acceso a la VPS resulta comprometida por un atacante, éste dispone de un acceso a la red interna a la empresa, por lo que puede resultar muy peligroso. Para prevenir estas situaciones existen opciones de seguridad que pueden minimizar o anular estos riesgos, como lo certificados de autentificación mutua o el uso de doble autentificación.

 

 

CÓMO SE CONECTAN LOS EMPLEADOS A UNA RED PRIVADA VIRTUAL (VPN)

Para conectarse desde Windows no se requiere ninguna instalación. Desde el “centro de redes y recursos compartidos” deben presionar “crear una nueva conexión”, hacer click en “elige conectar a una red de trabajo” y rellenar la información facilitada por la empresa sobre el servidor, tipo de VPN y credenciales de usuario.

Los usuarios de Mac, deben abrir “preferencias del sistema”, hacer click en red y pulsar añadir (+) en la parte inferior de la lista de servicios de redes. Seleccionar VPN en el desplegable y rellenar los ajustes de tipo de conexión y autentificación facilitados por la empresa.

Para acceder desde un móvil Android deben ir a “ajustes” pulsar “redes inalámbricas, conexiones de red o similares” y buscar conexiones VPN, pulsar en más (+) para configurar la conexión y rellenar el nombre, tipo, dirección y cifrado.

Los usuarios de iOS deben ir a “ajustes”, hacer clic en “general”, buscar VPN y pulsar “añadir configuración VPN”, elegir el tipo, los datos del servidor y el nombre de usuario.

 

 

HERRAMIENTAS PARA TELETRABAJO

La lista de apps para optimizar la gestión del trabajo es interminable:

  • Programas que permiten fijar plazos para las tareas y que integran calendarios, citas para llamadas o reuniones o alarmas para no dejarse nada en el tintero.
  • Apps que oscurecen la pantalla del ordenador para mantener la atención enfocada.
  • Herramientas que bloquean aplicaciones del teléfono que pueden distraer.
  • Aplicaciones para realizar videoconferencias masivas con cientos de personas.
  • Chats para equipos de trabajo que permiten en intercambio de toda clase de archivos.
  • Plataformas para el almacenamiento de datos en la nube.
  • Apps para la edición de vídeo en grupo.
  • Software para el registro de la jornada laboral.

 

 

FORMACIÓN PARA TRABAJADORES

Trabajar desde casa requiere disciplina y el establecimiento de algunas pautas para los teletrabajadores:

  • Deben tener un horario fijado y unas tareas encomendadas.
  • Es importante delimitar un espacio de trabajo dentro de casa, donde se eviten al máximo las interrupciones. Por supuesto trabajar en la cama o con la televisión encendida no deben ser opciones válidas.
  • Tener tiempos marcados para las diferentes tareas, fomentando la autodisciplina.
  • Se les debe recomendar no trabajar en pijama, la sensación de trabajo y responsabilidad aumenta con la vestimenta adecuada.
  • Disponer del trabajo bien programado y con los medios adecuados suele comportar un incremento de la concentración, es conveniente animales a realizar descansos programados para estirar las piernas.
  • Para que el trabajo a distancia sea eficiente, es importante que tanto el empleado con el supervisor dispongan de una comunicación fluida, debes facilitarles las herramientas adecuadas con este fin.
  • Es clave que dispongan de suficiente luz, mejor si es natural, mantener un orden mínimo, evitar fuentes de ruido que alteren la concentración o exposiciones al sol excesivas,

 

 

 

 

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