Ya seas una empresa o un agente inmobiliario tienes obligación de cumplir la normativa de protección de datos.

En cualquiera de los casos vas a necesitar, para realizar tu trabajo, obtener datos de carácter personal.

Por ejemplo, cuando llega un cliente que quiere arrendar una vivienda vas a necesitar solicitarle, al menos, sus datos de contacto.

Si se trata de un cliente que quiere comprar, además necesitarás ampliar esta información para conocer sus necesidades y ofrecerle opciones de financiación.

Solo por el mero hecho de recopilar estos datos ya tienes obligación de cumplir la normativa de protección de datos personales, no importa si los solicitas en tu nombre o en nombre de otra entidad.

¿QUE DOCUMENTOS DEBE TENER UNA INMOBILIARIA?

Hay una serie de documentos que como inmobiliaria debes tener disponibles por si te los solicitara la autoridad de control.

Sin duda el más importante es el “Registro de actividades de tratamiento”, se trata de una especie de diario de abordo donde debes ir anotando todas las acciones que se van realizando para el cumplimiento de la normativa de protección de datos.

El registro de actividades es una herramienta que te va a permitir demostrar que realmente cumples la normativa y por tanto debe ser revisado y actualizado periódicamente.

Una inmobiliaria debe disponer también del informe resultante de un análisis de riesgos, es de vital importancia porque debe utilizarse para el diseño de las medidas técnicas y organizativas que la agencia debe implantar para la protección de datos.

En algunos casos las inmobiliarias deben disponer, además, de una evaluación de impacto, será necesario evaluar en cada caso dicha necesidad.

También es fundamental que la agencia disponga copia de los acuerdos de confidencialidad firmados tanto para los trabajadores como para aquellos servicios externos o colaboradores que deban tener acceso a datos de carácter personal.

¿POR QUÉ ES BUENO PARA UNA INMOBILIARIA CUMPLIR LA NORMATIVA?

Como agencia inmobiliaria debes realizar operaciones de compra, venta o alquiler de inmuebles, captación de clientes, gestión de financiación, colaboraciones con otros profesionales. En todas estas actuaciones resulta necesaria la recopilación de datos personales.

Los compradores potenciales y vendedores esperan que su agente inmobiliario les facilite el proceso de compra o venta de una propiedad, acompañándolos como un coach, ayudándoles a entender todos los temas relacionados con la compra o venta de la vivienda.

En muchos debes difundir el anuncio de la venta o renta de la propiedad y para ello realizarás las fotografías y redactarás la descripción de la propiedad que está en venta para así poder distribuirla en diferentes portales inmobiliarios.

La asesoría es un papel fundamental en tu trabajo como agente inmobiliario, ya que debes escuchar a tus clientes, conocer sus prioridades y comprender sus necesidades para poder guiarlos en la elección de la propiedad, el precio adecuado o su ubicación.

La reputación corporativa es, por tanto, una ventaja competitiva frente a otras inmobiliarias, supone un valor intangible y funciona como elemento diferenciador. Una buena reputación se traduce en la retención de los grupos de interés y por tanto una lealtad de clientes, trabajadores, inversores, accionistas, etc.

Cumplir el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es una obligación, sin embargo aquellas empresas que se destacan por su calidad han aprendido a convertir esta obligación en toda una cultura de privacidad que se traduce en reputación y confianza para la organización.

SER UNA EMPRESA TRANSPARENTE

Si hay un elemento que genera confianza en una inmobiliaria es la transparencia. No importa si hablamos de inversores, clientes o colaboradores, iniciar una relación con una empresa sin saber que podemos esperar de ella no es lo mismo que hacerlo con una empresa que muestra su forma de actuar de forma pública.

Por ejemplo, en publicaciones de tu blog inmobiliario puedes mostrar el compromiso que tienes con tu negocio y la solución que buscas brindarles a los clientes.

Los artículos del blog también pueden ser vistos como una forma muy útil de permitir que los compradores se familiaricen con tu agencia, compartiendo historias que muestren la personalidad de tu inmobiliaria. El marketing de contenidos inmobiliarios es la forma más útil de demostrar la experiencia que tienes en el sector y en el mercado del suelo.

Cuanta más información sobre tus propiedades inmobiliarias tengan los clientes, más seguros se sentirán sobre si esas casas o locales son realmente lo que están buscando.

En la política de privacidad de tu website, la transparencia, es trascendental. Toda la información que contenga debe ser veraz, es esencial que esté redactada en un lenguaje claro y sencillo y debe colocarse en una ubicación fácilmente accesible para el interesado.

CLÁUSULAS EN CONTRATOS

Como agente inmobiliario seguro que no formalizas con terceros contratos o precontratos sin la suscripción previa de la correspondiente nota de encargo.

Una inmobiliaria trabaja con un gran número de documentos cuando gestionan una compraventa: contratos de deposito, reserva de vivienda, arras, etc.

Todos estos textos deben incorporar las debidas cláusulas que informen a los interesados sobre quién va a tratar sus datos, con qué finalidad, cuánto tiempo van a conservar los datos, con quien van a necesitar compartirlos, etc.

Incluso en algunos casos previamente a la obtención de datos de carácter personal tienen obligación de obtener el consentimiento expreso del interesado mediante una clara acción afirmativa.

CONFIDENCIALIDAD

Una inmobiliaria asume una gran responsabilidad, por tanto el cumplimiento de un código ético o deontológico es básico para regular su trabajo.

El agente inmobiliario debe proteger los intereses legítimos de sus clientes actuando en todo caso con fidelidad, lealtad, imparcialidad, discreción absoluta y respetando los principios de confidencialidad y secreto profesional, siempre sujeto a las leyes.

Antes de suscribir con terceros cualquier documento relativo a la transacción, debe haber verificado los datos facilitados por los mandantes y la titularidad, cargas y gravámenes registrales del inmueble.

COLABORACIONES

Las inmobiliarias manejan grandes cantidades de papeleo, presentan ofertas, hacer contratos, tratan con notarios y representantes legales.

Para que un cliente sienta confianza en tu inmobiliaria debe de sentirse seguro. Por eso, tú tendrás que esforzarte por hacer que tus clientes potenciales se sientan lo más seguros posible para que se animen a realizar una compra o arrendamiento de tus propiedades.

Las colaboraciones en una inmobiliaria son indispensables: contacto con toras inmobiliarias para localizar inmuebles, entidades bancarias y financieras, servicios jurídicos, notario…

Para estos trámites es necesario que se faciliten los datos personales de los clientes y por tanto es necesario un marco jurídico que regule este flujo de datos. La mejor manera de asegurarte de que nadie ajeno a tu entidad puede cometer una infracción de la normativa de protección de datos es la firma de acuerdos de confidencialidad sólidos.

SABER GESTIONAR DERECHOS

La normativa de protección de datos personales permite a los interesados el ejercicio de derechos ante el responsable del tratamiento, en este caso la inmobiliaria.

Los derechos que reconoce la normativa son los siguientes: acceso, rectificación, oposición, supresión, limitación del tratamiento y portabilidad.

Todo el personal de la agencia debe conocer el procedimiento para su solicitud.

PONER AL DÍA LA WEB

Mostrar el lado humano de tu inmobiliaria es una buena forma de generar confianza, permitiendo que los clientes conozcan a la o las personas que hay detrás de un negocio.

Dependiendo del diseño de tu web , puedes presentarte en la sección ¿Quiénes somos? o incluso en la página principal, donde se vea claramente al gerente y al equipo de agentes inmobiliarios que conforman la agencia.

Una buena página de preguntas frecuentes sobre temas inmobiliarias puede encargarse de resolver las posibles dudas que tengan muchos clientes potenciales. Además, esto funciona como una buena forma de hacer que los clientes se familiaricen con la inmobiliaria. Asegúrate de responder correctamente a las preguntas más comunes que los clientes suelen tener, agregar información sobre certificaciones, etc.

No te olvides de aplicar las medidas de seguridad necesarias para que el navegador la califique como una web segura; ya sabes, que aparezca el candado verde cerrado.

Debes revisar también los formularios de contacto para verificar que el interesado acepta la política de privacidad antes del envío de sus datos personales.

Por último, no te olvides de revisar, como visto en apartados anteriores, que la política de privacidad facilita toda la información necesaria para que los visitantes puedan mantener el control de sus datos.

LEGALIZAR LA BASE DE DATOS COMERCIAL

El envío de comunicaciones electrónicas requiere que la base de datos a la que quieres enviar dichas comunicaciones cumpla ciertos requisitos.

Lo primero que debes tener en cuenta es que hay 2 pasos que debes seguir: INFORMAR y OBTENER EL CONSENTIMIENTO. Si te saltas alguno de estos pasos estarás incumpliendo la normativa y podrías recibir una reclamación de alguno de los destinatarios.

Desde la entrada en vigor del RGPD, además, necesitas poder demostrar que se han realizado estos dos pasos.

Por último no olvides cotejar tu base de datos con las listas Robinson.

COMO SABER SI MI INMOBILIARIA CUMPLE LA NORMATIVA

Para poder cumplir la normativa de protección de datos es necesario que la conozcas, si no tienes los conocimientos adecuados deberás contar con un servicio externo que te asesore.

Una persona experta puede obtener mucha información, por ejemplo, visitando tu web.

En todo caso, debes tener en cuenta que el responsable del cumplimiento de la normativa es la agencia inmobiliaria, incluso si dispone de un servicio externo que le asesore en este campo, de ahí la importancia de contar con un servicio externo y eficaz que te ayude con estos temas.

Si tienes dudas sobre si tu inmobiliaria está cumpliendo la normativa de protección de datos puedes contactar con nosotros por teléfono o por email, siempre de forma gratuita, para que te asesoremos.