SEGURIDAD, PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS

NUEVA LEY DE TRABAJO A DISTANCIA: Todo lo que necesitas saber

01/11/2020                                                                          Tiempo de lectura: 4 min

El pasado 22 de septiembre el Consejo de Ministros aprobó la nueva regulación para el trabajo a distancia (Real Decreto-ley 28/2020, de 22 de septiembre, de trabajo a distancia).

El objeto de esta ley es elaborar un marco general a escala europea sobre las condiciones laborales de teletrabajadores y compaginar las necesidades de flexibilidad y seguridad que son comunes a estos y a las empresas.

Hoy te contamos todo lo que necesitas saber como empresario sobre esta nueva regulación.

 

¿CUÁNDO ES OBLIGATORIO CUMPLIR LA NUEVA NORMATIVA DE TELETRABAJO?

La nueva Ley de trabajo a distancia entró en vigor el pasado 13 de octubre y por tanto ya es de obligado cumplimiento para las empresas.

 

 

¿LA NUEVA LEY SE APLICA A TODOS LAS EMPRESAS CON TELETRABAJADORES?

La nueva Ley de teletrabajo es de aplicación para todas aquellas relaciones laborales en las que concurran las condiciones descritas en el artículo 1.1 del texto refundido se la Ley del Estatuto de Trabajadores que se desarrollen a distancia con carácter regular, es decir:

“ Se aplica a los trabajadores que voluntariamente presten sus servicios retribuidos por cuenta ajena y dentro del ámbito de organización y dirección de otra persona, física o jurídica, denominada empleador o empresario cuando éstas de desarrollen a distancia con carácter regular”

Esta nueva Ley es de aplicación a la relaciones laborales vigentes que estuvieran reguladas, con anterioridad a su publicación, por acuerdo o convenios colectivos desde el momento en que estos pierdan su vigencia.

En el caso de dichos convenios no establezcan un plazo de duración, la normativa será aplicable íntegramente una vez transcurrido un año desde su publicación en el BOE, salvo que las partes acuerden un plazo superior que podrá ser como máximo de tres años.

Como excepción, el trabajo a distancia implantado excepcionalmente como consecuencia de las medidas de contención sanitarias derivadas de la pandemia y mientras estas se mantengan, le seguirá resultando de aplicación la normativa laboral ordinaria con excepción del derecho del trabajador a ser dotado de los medios, equipos y herramientas que exige el desarrollo del trabajo a distancia, así como al mantenimiento que resulte necesario.

 

 

¿CUÁNDO CONSIDERA LA NUEVA LEY QUE UN TRABAJADOR TELETRABAJA?

El empresario debe conocer las definiciones que estable la normativa para trabajo a distancia y teletrabajo.

La norma considera teletrabajo aquel trabajo a distancia que se lleva a cabo mediante el uso exclusivo o prevalente de medios y sistemas informáticos, telemáticos y de telecomunicación.

Define como trabajo a distancia la forma de organización del trabajo o de realización de la actividad laboral conforme a la cual esta se presta en el domicilio de la persona trabajadora o en el lugar elegido por esta, durante toda su jornada o parte de ella, con carácter regular.

Estos son los requisitos que debe reunir un trabajador para que le sea aplicable esta nueva normativa, debe trabajar a distancia más del 30% de la jornada semanal durante un periodo de tres meses, o cuyo porcentaje proporcional sea equivalente en función de la duración del contrato de trabajo.

 

 

DOS CONDICIONES DE LA LA NUEVA LEY DE TELETRABAJO: Voluntariedad y Reversibilidad

Se establecen estas dos condiciones indispensables: el trabajo a distancia debe ser voluntario tanto para la persona trabajadora, como para la empleadora.

La decisión de trabajar a distancia desde una modalidad de trabajo presencial debe ser reversible para la empresa y para la persona trabajadora, el ejercicio de esta reversabilidad puede ejercerse en los términos establecidos en la negociación colectiva o en el acuerdo individual de trabajo a distancia.

Es conveniente resaltar que la negativa de la persona trabajadora a trabajar a distancia, el ejercicio de la reversibilidad al trabajo presencial o las dificultades para la adaptación al teletrabajo no pueden ser causas justificativas de despido ni de modificación sustancial de las condiciones de trabajo.

 

 

NUEVA OBLIGACIÓN DE LA LEY DE TRABAJO A DISTANCIA: La firma de un acuerdo

La principal novedad de la nueva Ley de trabajo a distancia es la obligatoriedad de firmar un acuerdo de trabajo a distancia, este acuerdo puede formar parte del contrato inicial o realizarse en un momento posterior.

El acuerdo debe realizarse por escrito y debe formalizarse antes de que se inicie el trabajo a distancia.

Es indispensable que el tratamiento de la información contenida en los acuerdos sea siempre sometida a los principios y garantías previstos en la normativa aplicable en materia de protección de datos.

Aquellas empresas que no formalicen por escrito el acuerdo de trabajo a distancia estarán cometiendo una infracción grave y podrían ser sancionadas con multas entre 626 y 6.250 euros, según establece la nueva Ley sobre trabajo a distancia.

 

 

¿QUÉ DEBE CONTENER EL NUEVO ACUERDO DE TRABAJO A DISTANCIA?

La normativa establece el contenido mínimo obligatorio para los acuerdos de trabajo a distancia, que será el siguiente:

  • Inventario de los medios, equipos y herramientas que exige el desarrollo del trabajo a distancia concertado. Se deben incluir los consumibles y elementos muebles, así como la vida útil o periodo máximo para la renovación de estos.
  • Enumeración de los gastos que pudiera tener la persona trabajadora por el hecho de prestar servicios a distancia, así como forma de cuantificación de la compensación que obligatoriamente debe abonar la empresa y momento y forma para realizarse la misma.
  • Horario de trabajo y reglas de disponibilidad.
  • Porcentaje y distribución entre trabajo presencial y trabajo a distancia, en su caso.
  • Centro de trabajo de la empresa al que queda adscrita la persona trabajadora a distancia y donde, en su caso, desarrollará la parte de la jornada de trabajo presencial.
  • Lugar de trabajo a distancia elegido por la persona trabajadora para el desarrollo de trabajo a distancia.
  • Duración de plazos de preaviso para el ejercicio de las situaciones de reversibilidad, en su caso.
  • Medios de control empresarial de la actividad.
  • Procedimiento a seguir en el caso de producirse dificultades técnicas que impidan el normal desarrollo del trabajo a distancia.
  • Instrucciones dictadas por la empresa, con la participación de la representación legal de las personas trabajadoras, en materia de protección de datos, específicamente aplicables en el trabajo a distancia.
  • Instrucciones dictadas por la empresa, previa información a la representación legal de las personas trabajadoras, sobre la seguridad de la información, específicamente aplicables en el trabajo a distancia.
  • Duración del acuerdo de trabajo a distancia.

 

 

OBLIGACIONES DEL EMPRESARIO CON LOS TRABAJADORES A DISTANCIA

La nueva normativa ha creado algunas obligaciones para aquellos empresarios que dispongan de empleados en régimen de trabajo a distancia, son las siguientes:

  • El desarrollo del trabajo a distancia debe ser sufragado o compensado por la empresa, no debe suponer ningún gasto para la persona trabajadora.
  • Los empleados que teletrabajen deben tener los mismos derechos que los demás y no pueden sufrir un perjuicio en ningunas de sus condiciones laborales, incluyendo retribución, estabilidad de empleo, tiempo de trabajo, formación y promoción profesional.
  • La empresa debe garantizar a las personas que trabajan a distancia la formación necesaria para el adecuado desarrollo de su actividad, tanto al momento de formalizar el acuerdo de trabajo a distancia como cuando se produzcan cambios en los medios o tecnologías utilizadas.
  • De conformidad con los términos establecidos en el acuerdo de trabajo a distancia y la negociación colectiva, respetando los tiempos de disponibilidad obligatoria y la normativa sobre tiempo de trabajo y descanso, el empresario, debe velar porque el trabajo a distancia sea flexible dentro del horario de prestación de servicios establecido.
  • Se debe evaluar los riesgos y realizar una planificación de la actividad preventiva del trabajo a distancia poniendo especial atención a los factores psicosociales, ergonómicos y organizativos.

 

 

NUEVA LEY DE TRABAJO A DISTANCIA Y DERECHO A LA INTIMIDAD

Lo empresarios deben poder garantizar que el uso de medios telemáticos y el control de la prestación laboral mediante dispositivos automáticos se efectuan de forma que no se vulnere el derecho a la intimidad del trabajador, aplicando todas los principios y medidas de seguridad recogidos en la normativa de protección de datos personales. (Principio de odoneidad, necesidad y proporcionalidad de los medios utilizados).

Esto implica que la empresa no puede exigir la instalación de programas o aplicaciones en dispositivos propiedad de la persona trabajadora, ni la utilización de estos dispositivos en el desarrollo del trabajo a distancia.

Las empresas deben establecer criterios de utilización de los dispositivos digitales respetando en todo caso los estándares mínimos de protección de su intimidad.

 

 

NUEVA LEY DE TRABAJO A DISTANCIA Y DERECHO A LA DESCONEXIÓN DIGITAL

Las personas que trabajan a distancia, particularmente en teletrabajo, tienen derecho a las desconexión digital fuera de su horario de trabajo en los términos establecidos en el artículo 88 de la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales.

La desconexión digital conlleva una limitación del uso de los medios tecnológicos de comunicación empresarial y de trabajo durante los periodos de descanso, así como el respeto a la duración máxima de la jornada y a cualesquiera límites y precauciones en materia de jornada que dispongan la normativa legal o convencional aplicables.

Se deben crear políticas internas dirigidas a personas trabajadoras en las que se definan las modalidades de ejercicio del derecho a la desconexión y las acciones de formación y sensibilización del personal sobre el uso razonable de las herramientas tecnológicas que evite el riesgo de fatiga informática.

 

 

NUEVA LEY DE TRABAJO A DISTANCIA: Tareas a realizar en cuanto a protección de datos

Esta nueva normativa implica que el equipo responsable de garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos en las empresas debe ponerse a trabajar en las siguientes tareas:

  • Se deben dictar instrucciones que los trabajadores deben aplicar en su trabajo a distancia para garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos personales. Estas medidas se deben incluir dentro del acuerdo de trabajo a distancia.
  • Es necesario crear un protocolo para teletrabajadores con las pautas necesarias para garantizar la seguridad de la información. Estos protocolos también deben ser incluidos en el acuerdo de trabajo a distancia.
  • Se debe actualizar el registro de actividades de tratamiento de la empresa para incluir todo lo referente al teletrabajo.
  • Se debe realizar un análisis de riesgos para valorar la idoneidad de las medidas de seguridad diseñadas para la protección de datos personales.
  • Se debe revisar que el método para el registro de jornada laboral cumpla los requisitos de la normativa de protección de datos personales y permita la privacidad y desconexión digital de los trabajadores a distancia.
  • Se debe crear un inventario de equipos entregados al personal que trabaja a distancia junto con hojas de entrega de equipos. El inventario individual del trabajador se debe incluir en acuerdo de trabajo a distancia.
  • Se debe reforzar la formación en cuanto a protección del puesto para los trabajadores a distancia.

 

 

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