SEGURIDAD, PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS

NUEVA OBLIGACIÓN PARA EMPRESAS: Crear un canal de denuncias

01/01/2020                                                                          Tiempo de lectura: 4 min

UNA NUEVA NORMATIVA TE OBLIGA A CREAR CANALES INTERNOS DE DENUNCIA DE INFRACCIONES

Se acaba de publicar una normativa para reforzar la protección de los denunciantes en la Unión Europea, se trata de la Directiva (UE) 2019/1937 que entró en vigor el pasado 16 de diciembre.

La principal novedad es que obliga a las empresas a disponer de canales internos de información a través de los cuales tanto trabajadores (asalariados o no), voluntarios, accionistas, directivos o personal en prácticas puedan realizar denuncias confidenciales sobre infracciones fiscales, blanqueo de capitales, violación de la protección de datos, daños a la salud de personas o medio ambiente, evasión de impuestos…

Los estados de la Unión Europea, entre ellos España, tienen ahora la misión de incorporar esta Directiva a su legislación nacional con anterioridad a diciembre de 2021. Si alguno de los miembros de la UE no adaptara su normativa a la Directiva, ésta pasaría a se directamente aplicable.

 

 

¿POR QUÉ SE CREA ESTA NORMATIVA?

Las personas que trabajan para una organización pública o privada o están en contacto con ella en el contexto de sus actividades laborales son a menudo las primeras en tener conocimiento de amenazas o perjuicios para el interés público.

Al informar sobre infracciones, dichas personas actúan como denunciantes y por ello desempeñan un papel clave a la hora de descubrir y prevenir esas infracciones y de proteger el bienestar de la sociedad.

Sin embargo, los denunciantes potenciales suelen renunciar a informar sobre sus preocupaciones o sospechas por temor a represalias. En este contexto, es cada vez mayor el reconocimiento, a escala de la Unión como internacional, de la importancia de prestar una protección equilibrada y efectiva de los denunciantes.

Muchas empresas han establecido proactivamente puntos de notificación internos para evitar daños financieros y de reputación. De esta manera han dado cumplimiento a esta normativa de forma voluntaria asumiendo una conducta legalmente respetuosa y ética con el fin de garantizar que la entidad y quienes la conforman actúan siempre de acuerdo a las obligaciones legales, las políticas internas y cualquier compromiso con las buenas prácticas.

El objetivo comunitario es reducir las pérdidas monetarias derivadas de la corrupción, que oscilan entre los 5.500 y 9.600 millones de euros anuales en la contratación pública. Para la UE, estas prácticas dañan la competencia, incrementan los costes para las empresas, vulneran los intereses de inversores y accionistas, hacen menos atractiva la inversión, además de situar en una posición de desigualdad a las empresas de los 28.

 

 

EN QUÉ BENEFICIA A MI EMPRESA EL CUMPLIMIENTO DE ESTA NORMATIVA

Los beneficios son múltiples, sin duda el principal aporte es que proporciona una herramienta para asumir un comportamiento basado en el respeto a la legalidad, evitando la comisión de delitos y, por tanto, la condena a una sanción penal a la empresa.

Se protege a los trabajadores y se mejora el ambiente laboral, optimizando el posicionamiento de la marca frente a los competidores.

Es muy importante conocer que el objetivo no es solo la creación de canales internos de denuncia, la normativa también prevé la creación de canales externos gestionados por el estado de tal modo que el interesado va a poder elegir el cauce a utilizar para facilitar información sobre la infracción.

Disponer de un canal propio va a facilitar que la propia entidad disponga de un procedimiento para recibir directamente información sobre la denuncia y poder agilizar los trámites para poder tomar las medidas oportunas.

 

 

¿MI EMPRESA ESTÁ OBLIGADA A CREAR UN CANAL DE DENUNCIA?

La normativa se aplica a los denunciantes que trabajen tanto en el sector privado o público y que hayan tenido información sobre infracciones en un contexto laboral y que incluyan:

  • trabajador
  • trabajadores no asalariados
  • pérsonas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa.
  • voluntarios y trabajadores en prácticas, reciban o no remuneración.
  • cualquier persona que trabaje bajo la supervisión y dirección de contratistas de contratistas, subcontratistas y proveedores.

 

En todo caso aquellas entidades del sector privado que tengan 50 o más trabajadores y todas las entidades del ámbito público tendrán la obligación de crear canales internos y procedimientos de denuncia y seguimiento.

 

 

¿CUÁNDO DEBO TENER CREADO EL CANAL DE DENUNCIA?

Ls entidades públicas y privadas deberán comenzar a cumplir los requisitos de esta normativa a más tardar el 17 de diciembre de 2021, exepto las entidades del sector privado que tengan de 50 a 249 trabajadores que deberán dar cumplimiento a la obligación de establecer los canales de denuncia interna a más tardar el 17 de diciembre de 2023.

 

 

¿CÓMO CREAR Y GESTIONAR EL CANAL DE DENUNCIA?

Los canales de denuncia podrán gestionarse internamente por una persona o departamento designados al efecto o podrán ser proporcionados externamente por un tercero.

Estos son los requisitos que deberán cumplir los canales internos:

  • deben ser diseñados y gestionados de una forma segura que garantice la confidencialidad de la identidad del denunciante.
  • debe existir un método de acuse de recibo de la denuncia en un plazo de 7 días a partir de la recepción.
  • la persona o departamento designado debe ser imparcial y competente para seguir las denuncias. Deberá mantener la comunicación con el denunciante y en caso necesario solicitarle información adicional.
  • se deberá realizar un seguimiento diligente en lo que respecta a las denuncias anónimas.
  • deberá dar respuesta en un plazo no superior a 3 meses desde el acuse de recibo.
  • la entidad deberá facilitar información clara y fácilmente accesible sobre los procedimientos de denuncia externa ante las autoridades competentes.

 

Los canales deberán permitir denunciar por escrito o verbalmente, o de ambos modos. la denuncia verbal será posible por vía telefónica o a través de otros sistemas de mensajería de voz y, previa solicitud del denunciante, por medio de una reunión presencial dentro de un plazo razonable.

La entidades deberán velar porque no se revele la identidad del denunciante sin su consentimiento expreso a ninguna persona que no sea un miembro autorizado del personal competente para recibir o seguir denuncias.

Se deberá llevar un registro de todas las denuncias recibidas y se conservarán únicamente durante el plazo necesario y proporcionado a efectos de cumplir la normativa 2019/1937.

 

 

¿QUÉ TIPO DE DENUNCIAS SE TRAMITARÁN A TRAVÉS DE ESTOS CANALES?

Lo interesados podrán utilizar tanto los canales internos como los externos para comunicar infracciones en los siguientes ámbitos:

  • contratación publica.
  • servicios, productos y mercados finaancieros, prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo.
  • seguridad de los productos y conformidad.
  • seguridad del transporte.
  • protección del medio ambiente.
  • protección frente a las radiaciones y seguridad nuclear.
  • seguridad de los alimentos y los piensos, sanidad animas y bienestar de los animales.
  • salud pública.
  • protección de los consumidores.
  • protección de la privacidad y de los datos personales, y seguridad de las redes y de los sistemas de información.

 

 

BENEFICIOS DE EXTERNALIZAR EL CANAL DE DENUNCIAS

Contar con un canal de denuncias gestionado por un servicio externo facilita extremadamente la confidencialidad del denunciante, impulsando la prevención de delitos y facilitando la confianza del interesado al utilizar dicho canal.

La denuncia se tramita de forma completamente anónima de tal forma que la dirección de la entidad recibe información detallada de la infracción junto con un análisis de riesgos que permite investigar qué tipo de medidas se deben aplicar.

Un canal de denuncia interno, gestionado por un servicio experto puede convertirse en sistema de prevención muy eficaz.

 

 

CÓMO CUMPLIR LA NORMATIVA DE PROTECCIÓN DE DATOS AL CREAR EL CANAL DE DENUNCIA

La Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales dedica el artículo 24 a la regulación de los sistemas de denuncias internas estableciendo las siguientes pautas:

  • los empleados y terceros deberán ser informados acerca de la existencia de estos sistemas de información.
  • el acceso a los datos contenidos en estos sistemas quedará limitado exclusivamente a quienes desarrollen las funciones de control interno y cumplimiento, o a los encargados de tratamiento que se designen a tal efecto.
  • deberán adoptarse las medidas necesarias para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas por la información suministrada, especialmente de la persona que hubiera puesto los hechos en conocimiento de la entidad, en caso de que se hubiera identificado.
  • transcurridos 3 meses desde la introducción de los datos, deberá procederse a su supresión del sistema de denuncias.
  • las denuncias que no se hayan dado curso solo podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo.

 

 

¿EN QUÉ ME AFECTA ESTA NORMATIVA SI NO TENGO OBLIGACIÓN DE CREAR UN CANAL DE DENUNCIA?

Todas las entidades deberán facilitar información clara y fácilmente accesible sobre los procedimientos de denuncia existentes, ya sean internos o externos. Se puede habilitar un apartado en la web de la entidad o en una dirección electrónica para poder facilitar esta información.

En algunos casos, si un denunciante de corrupción alega la existencia de represalias, en determinados casos, se podría apelar a la aplicación de la Directiva, aunque sea con carácter retroactivo, ante por ejemplo un despido, cambio de puesto de trabajo, sanción…. Estamos hablando de un sistema de protección a los informantes y de prohibición de represalias.

El respeto de la privacidad y la protección de los datos de carácter personal, amparados como derechos fundamentales son algunos de los ámbitos en los que los denunciantes pueden contribuir a la revelación de infracciones que puedan perjudicar al interés público.

Estos canales pueden ser una herramienta útil para revelar infracciones de la normativa de protección de datos personales sobre todo cuanto a la seguridad de las redes y sistemas de información que introduce el requisito de notificar incidentes y de la aplicación de medidas de seguridad.

Cuidado empresarios porque ahorá existirá un método anónimo y sencillo para que la autoridad conozca que no cumples alguna normativa.

 

 

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