SEGURIDAD, PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS

Llevar un REGISTRO de JORNADA LABORAL y cumplir la normativa de protección de datos

01/04/2019                                                                          Tiempo de lectura: 4 min

¿TU EMPRESA ESTÁ OBLIGADA A IMPLANTAR UN SISTEMA DE CONTROL HORARIO?

 

 

El 12 de marzo entra en vigor el Real Decreto-ly 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Este decreto establece la obligación para TODAS aquellas empresas que dispongan de trabajadores de disponer de un registro diario de la jornada.

El decreto no especifica un sistema concreto de registro. El sistema de control a crear deberá ser pactado en en el convenio colectivo y en defecto de pacto lo deberá decidir el empleador unilateralmente, previa consulta con la representación legal de los trabajadores.

El sistema de registro deberá gatrantizar la fiabilidad e invariabilidad de los datos incluyendo el horario concreto de inicio y la finalización de la jornada realizada por cada trabajador. Los cuadrantes horarios, horarios o calendarios no se consideran un registro de jornada.

Cada mes el empleador deberá entregar una copia del resumen al trabajador, junto con la nómina, asímismo todos los datos registrados se deberán conservar durante 4 años a disposición de los trabajadores, sindicatos y de la Inspección deTrabajo y Seguridad Social.

No realizar el registro de jornada se considera una infracción grave que puede ser sancionada con una multa de más de 6.000€.

 

 

ELEGIR EL REGISTRO ADECUADO

 

 

Como empleador puedes adoptar las medidas necesarias para la vigilancia y control del cumplimiento de las tareas asignadas a los empleados pero estas medidas NUNCA deben sobrepasar ciertos límites que tienen que ver con la intimidad y la dignidad.

Para evitar invasiones en la privacidad de los empleados es necesario tener en cuenta la proporcionalidad del sistema a implementar, que viene recogida en el artículo 5.1c del RGPD “Los datos personales serán adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines perseguidos para los que son tratados”.

Para comprobar si la implantación del registro supone vulverar el principio de proporcionalidad es necesario comprobar si cumple estas tres condiciones:

 

IDONEIDAD: Si con la implantación del registro, se consigue el objetivo propuesto, es decir: garantizar el cumplimiento de los límites de materia de jornada, crear un marco de seguridad jurídica para las empresas y los trabajadores y posibilidar el control por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

NECESIDAD: Si no existe otro método de registro a implantar que suponga medidas más moderadas para la consecución de tal propósito con igual eficacia.

PROPORCIONALIDAD: Si de la implantación del registro podrán derivarse más beneficios o ventajas para el interés general que perjuicios.

 

La elección del sistema de control de jornada además deberá depender de las características específicas de cada organización:

  • Si se prestan servicios a distancia.
  • Si se realizan guardias.
  • Si se factura por horas….

 

 

 

¿QUÉ TIPO DE REGISTRO PUEDES ELEGIR?

 

 

Como hemos nombrado siempre que sea fiable tienes libertad para seleccionar el tipo de registro que se ajuste más a tus necesidades, puede ser un sistema manual, digital, un software…etc.

Despues de una pequeña investigación estos son los principales tipos de registros que existen:

MEDIANTE TARJETA

Se utiliza una tarjeta con banda magnética, código de barras o tarjeta de proximidad con tecnología de radiofrecuencia, mediante un lector habilitado para ello en el lugar de acceso a la empresa o al puesto de trabajo.

 

CONTROLES BIOMÉTRICOS

Se utiliza la huella dactilar, biometría vascular, biometría facial, escaner de ojos o biometría del perfil de la mano.

 

APPS O SOFTWARE

Se utiliza un sistema de fichaje digital a través de APP o web, estos sistemas permiten la emisión de listados oficiales que puede solicitar inspección de trabajo.

 

HOJAS DE FIRMAS

Se trata de un registro manual de entradas y salidas en hojas de cálculo. Office dispone de plantillas específicas.

 

SISTEMAS DE RECONOCIMIENTO DE FIRMA

Es una tecnología que permite capturar la firma manustrita utilizando tabletas digitalizadoras que captan las características de la firma que lo identifican de forma unívoca.

 

 

¿CÓMO LLEVAR EL REGISTRO SIN INCUMPLIR LA NORMATIVA DE PROTECCIÓN DE DATOS?

 

 

Como hemos destacado el primer paso es elegir correctamente, optar por un sistema que para conseguir su objetivo no vulnere el derecho de intimidad de los trabajadores.

Además hay algunas tareas que se deben realizar para cumplir la normativa de protección de datos ANTES de la implantación del registro:

 

  • Informar a los trabajadores que nuevo sistema a implantar, esta información debe contener todos los aspectos recogidos en el art. 13 del RGPD.

 

  • Si la gestión del registro va a ser subcontratada, antes de tomar la decisión debes seleccionar un proveedor que ofrezca las garantías suficientes para aplicar las medidas técnicas y organizativas apropiadas, de manera que realice el tratamiento de los datos conforme a la normativa de protección de datos personales.

 

  • Además, si subcontratas el servicio de registro, tu provedor deberá firma un contrato de confidencialidad que establezca la duración, el objeto, la naturaleza y la finalidad del tratamiento, el tipo de datos personales y las categorías de interesados, y las obligaciones y los derechos del responsable.

 

  • Deberás revisar si por la implantación del registro se han ampliado los riesgos a los que pueden estar sometidos los datos personales en tu organización. En caso afirmativo reforzar las medidas de seguridad adecuadas para mitigarlos o al menos minimizarlos al máximo.

 

  • Dependiendo del tipo de registro seleccionado deberás elaborar una evaluación de impacto en relación con la protección de datos personales.

 

  • Deberás incluir en tu Registro de Tratamiento que vas a comenzar dicho sistema de control de jornada y especificar qué acciones has realizado para proteger los datos personales.

 

 

EL USO DE UN REGISTRO MEDIANTE DATOS BIOMÉTRICOS

 

 

Los sistemas de fichaje biométricos permiten el reconocimiento de un individuo a través de la medición de algunas características biológicas adquiridas por sensores y comparadas con los datos que ya están presentes dentro de una base de datos.

El uso de tecnologías biométricas plantea cuestiones relacionadas con la protección de la privacidad, teniendo en cuenta que los biométricos tienen reconocida la condición de datos sensibles.

Para poder utilizar un registro de jornada que utilice datos biométricos, además de ponderar la proporcionalidad del uso de este tipo de registro, es necesario que se tengan en cuenta las siguientes cuestiones:

 

  • Para poder utilizar datos biométricos en el registro no será suficiente con informar a los empleados, deberás obtener su consentimiento explícito, teniendo en cuenta que puede revocar dicho consentimiento en cualquier momento.

 

  • Debes utilizar dispositivos de almacenamiento cifrados.

 

  • Debes crear un método para que los datos que se almacenen no sean conservados por un plazo superior a 4 años.

 

  • Debes crear un protocolo de control de acceso a los datos que incluyan quien ha tenido acceso, fecha y hora y los datos a los que tuvo acceso.

 

  • Debes ocuparte de crear un procedimiento capaz de garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resilencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.

 

  • Debes tener la capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida en caso de incidente físico o técnico.

 

  • Debes crear un proceso de verificación, evaluación y valoración regulares de la eficacia de las medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad del tratamiento de datos.

 

 

 

RECOMENDACIONES PARA CUMPLIR CON TU OBLIGACIÓN DE LLEVAR UN REGISTRO DE JORNADA

 

 

Somos conscientes de que hay prisa, pues debes implantar este sistema de registro antes del 12 de mayo. También somos conscientes de que te enfrentas a una sanción si no cumples esta obligación. No te precipites, es importante elegir un tipo de registro adecuado, que te permita cumplir tanto el Estatuto de los Trabajadores como la normativa de Protección de datos.

Puedes utilizar de forma temporal una de las plantillas de firma de Office y valorar mejores opciones con calma.

En cuanto al uso de controles biométricos, no es lo más recomendable, si alguno de tus trabajadores se niega a dar su consentimiento deberías poder ofrecerle un método alternativo. Además ni es un método necesario para cumplir la obligación de llevar un registro, ni puedes demostrar que no existe otro método que cumpla la finalidad y sea menos intrusivo. Es decir, no cumple el principio de proporcionalidad que indica el RGPD.

Te recomendamos especialmente el uso de un software o aplicación, son métodos sencillos, que no invaden la privacidad de tus trabajadores, te permiten tener los registros a disposición de la Inspección de Trabajo y no implican una inversión en hardware.

De todas formas, ya sabes, ante cualquier duda puedes consultarnos sin compromiso, nuestro trabajo es ayudarte y solucionar tus dudas.

 

 

 

 

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