¿Sabías que WhatsApp asocia tu perfil a tu número de teléfono? ¿Conoces las implicaciones que ello conlleva?

WhatsApp es una de las aplicaciones mas utilizadas en España. Según un informe publicado por eMArketer cuenta con más de 800 millones de usuario activos. Esta popularidad la ha convertido en una herramienta perfecta para que las organizaciones puedan comunicarse con sus clientes, sus empleados o colaboradores, además es muy sencilla de utilizar!!

Al utilizar WhatsApp se puede acceder a mucha información sobre sus usuarios: foto, información de perfil, última vez que conectó, si se ha leído un mensaje, estado.

No todo son ventajas con el uso de WhatsApp, seguro que conoces que en ocasiones esta aplicación puede ser una causa de distracciones entre el personal con la consecuente pérdida de productividad, por ejemplo. Al utilizar esta app como medio de contacto es más usual que se produzcan malentendidos con los clientes y causar pérdida de reputación.

No olvidemos que el mal uso de WhatsApp puede suponer la infracción de la normativa de protección de datos personales y podría utilizarse como base para interponer una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos.

El objetivo de este post es darte a conocer todas las obligaciones y requisitos que debes cumplir si utilizas WhatsApp dentro de tu empresa.

¿PARA QUÉ SE UTILIZA WHATSAPP EN UNA ORGANIZACIÓN?

WhatsApp es la herramienta preferida por los empleados para informar de que van a llegar tarde, comunicarse con los compañeros, etc.  

Puedes utilizarla dentro de tu organización organizar tus contactos con etiquetas y poder encontrarlos fácilmente, enviar respuestas rápidas, crear un perfil de empresa o configurar mensajes automáticos.

¿POR QUÉ WATHSAPP BUSINESS?

La primera versión de WhatsApp se diseñó para uso personal, más tarde se lanzó una versión modificada para cubrir ciertas necesidades propias de un negocio entre las que destaca la posibilidad de automatizar, ordenar y responder mensajes de forma rápida.

Siempre que una organización utiliza un servicio externo que vaya a tener acceso a ciertos datos (datos de carácter personal), es necesario que se verifique, previamente a su contratación, que se está cumpliendo la normativa de protección de datos personales, vamos a dedicar un apartado entero para comentar exactamente en qué se traduce esto.

CREAR UN GRUPO DE WHATSAPP EN TU ORGANIZACIÓN

Si como responsable de tu empresa decides crear un grupo de WhastApp lo primero que debes tener en cuenta es que no puedes hacerlo sin antes tener en cuenta las siguientes consideraciones:

-La pertenencia al grupo debe ser voluntaria, sobre todo si deben acceder desde sus teléfonos particulares.

-Cualquier miembro del grupo tiene derecho a revocar el consentimiento, es decir, abandonar el grupo.

-Debes enviar una primera comunicación, que puedes dejar anclada durante un tiempo, para facilitar cierta información legal: el responsable de la creación del grupo, la finalidad, los derechos que asisten a los participantes en cuanto a protección de datos, etc.

EN WHATSAPP TAMBIÉN DEBES INFORMAR

Uno de los objetivos principales de la normativa de protección de datos es conseguir que cada persona disponga de toda la información necesaria para poder mantener el control sobre sus datos.

Para conseguir este objetivo, siempre que se tenga acceso a los datos personales de un usuario se le debe facilitar, previamente, cierta información, aquí tienes un ejemplo:

• Responsable: nombre y apellidos del responsable del tratamiento.
• Finalidad: objetivo de la comunicación.
• Legitimación: base jurídica en la que se basa el tratamiento.
• Destinatarios WhatsApp y nadie más, salvo obligación legal.
• Derechos: acceder, rectificar y suprimir los datos, así como otros derechos, tal y como se explica en la información adicional.
• Información adicional: posibilidad de consultar la información adicional y detallada sobre protección de datos Contacto: 
• Correo del responsable del tratamiento o del Delegado de Protección de Datos (DPD).

CANAL DE COMUNICACIÓN CON TUS CLIENTES

Si quieres utilizar WhatsApp como un canal de comunicaciones con tus clientes o como un medio de captación, lo primero que debes es verificar que cumples algunos de los requisitos que exige la normativa de protección de datos para poder hacerlo. 

En el artículo 6 del RGPD se detallan todas las opciones posibles pero sin duda la más segura es la obtención del consentimiento. 

La versión Business de la app dispone de una API que te permite obtener el consentimiento de los usuarios antes de comenzar a interactuar con ellos.

Como hemos hablado anteriormente también va a ser necesario en este caso facilitar al receptor de los mensajes de cierta información legal, es importante que sienta que dispone de información y de herramientas para mantener el control sobre sus datos personales.

Puedes facilitar esta información en el mensaje de bienvenida, una de las opciones de la versión para empresas.

ENVIAR PUBLICIDAD SIN INFRACCIONES

Si pretendes enviar comunicaciones comerciales, publicidad, a través de WhatsApp debes hacerlo cumpliendo La Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y del comercio electrónico (LSSI), toma nota:

-Esta ley prohibe el envío de comunicaciones comerciales publicitarias o promocionales que previamente no hubieran sido solicitadas o expresamente autorizadas por los destinatarios.

-Te puedes saltar esta prohibición si existe una relación contractual previa, siempre y cuando las comunicaciones estén relacionadas con servicios o productos similares a los contratados anteriormente.

-Debes ofrecer la posibilidad de oponerse al tratamiento de datos con fines comerciales, es decir, de dejar de seguir recibiendo tus WhatsApp, debe haber un modo sencillo para poder solicitarlo.

ADEMÁS….

Utilizar WhatsApp supone que va a existir un flujo de datos con los destinatarios de tus comunicaciones, no olvides que la app asocia el perfil de un usuario a su número de teléfono y esto se traduce que que cualquier persona que conozca este dato va a poder contactar contigo, incluirte en un grupo y acceder a cierta información disponible en tu perfil por defecto.

Además de todas las tareas que hemos nombrado deberás asegurarte de aplicar las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar la seguridad de los datos personales, atento:

• Debes verificar que los dispositivos desde donde se utiliza WhatsApp son seguros.
• Cualquier usuario de una cuenta de WhatsApp corporativa debe haber firmado un contrato de confidencialidad.
• Es conveniente que, además, los usuarios reciban la formación apropiada para el correcto trato de los datos personales y el uso adecuado de la aplicación.
• Todos los usuarios deben ser conocedores de los derechos que asisten a los destinatarios y disponer de la información necesaria para facilitarles su ejercicio.
• Se debe evaluar el riesgo que el uso de WhatsApp supone para la protección de datos personales y aplicar las medidas de seguridad necesarias para erradicarlo o minimizarlo.

Gracias a:

–www.incibe.es

–www.aepd.es